Prin digitalizarea fondului arhivistic companiile au acces la toate propriile date, de oriunde si oricand. Arhivarea electronica permite realizarea unor economii semnificative, de spatiu si de timp si reduce riscul de pierdere a documentelor.
Cresterea productivitatii angajatilor
Potrivit unui studiu al International Data Corporation a fost dovedit faptul ca angajatii petrec intre 20% si 40% din timp cautand diferite acte si documente. Implementarea unei solutii de arhivare electronica a documentelor intr-o organizatie contribuie la cresterea productivitatii si eficientei angajatilor si la imbunatatirea relatiilor cu partenerii de afaceri. Automatizarea proceselor de lucru simplifica cautarea, preluarea si utilizarea datelor.
Reducerea costurilor
Cercetarile Harvard Business Review indica faptul ca angajatii unei companii petrec circa 50% din timpul lor cautand informatii. Aceasta inseamna ca jumatate din timpul petrecut la birou de fiecare angajat este utilizat fara ca el sa fie productiv sau ca organizatia ar putea fi cu 50% mai profitabila daca ar solutiona problema arhivarii documentelor.
Securizarea accesului la documente
Multe companii inca ezita sa faca trecerea la arhivarea electronica, punand la indoiala nivelul de siguranta si protectie al documentelor. Din fericire, exista multe modalitati de a proteja datele sensibile din documentele digitale prin criptare, parolare sau setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor.
Toate interactiunile cu un document arhivat electronic sunt inregistrate si contin informatii referitoare la data, ora si utilizator. Mai mult decat atat, documentele nu pot fi sterse din sistem de o persoana neautorizata sau inainte de depasirea termenului legal de pastrare, avand astfel o trasabilitate sigura si un istoric.
Protejarea integritatii documentelor
Arhivarea documentelor in format fizic pierde teren in fata celei electronice, deoarece prima este expusa la potentiale pericole asociate cu gestionarea documentelor.
Intr-o arhiva electronica se pastreaza o copie a documentului original, ce nu poate fi sters, pierdut sau expus unor factori exteriori care il pot deterioara, iar consultarea repetata nu va afecta integritatea acestuia.
In functie de tipul documentului, legea prevede diferite termene de pastrare pe categorii, unele necesitand pastrarea pe o perioada indelungata de timp. Alegand arhivarea electronica, legea este respectata fara a va teme de pagube cauzate de incendii sau inundatii.
Accesare imediata a documentelor
Prin intermediul unei solutii de arhivare electronica se poate scana si arhiva orice tip de document, fie ca discutam despre documente nestructurate, semistructurate sau structurate ca forma, tiparite, scrise de mana sau imagini.
Ele sunt disponibile imediat in aplicatie, ceea ce inseamna ca nu se va mai pierde timpul cu cautarea lor in mai multe sisteme, locatii pe server sau in arhive fizice, permitand personalului sa aloce timp si implicare in alte proiecte importante ale companiei.
Despre Zipper
Zipper face parte dintr-un grup de firme cu prezenta in 5 tari din Sud-Estul Europei. Cu doua centre de procesare in Romania, la Cluj-Napoca si Bucuresti si unul in Moldova, la Chisinau, Zipper acopera nevoile de procesare ale companiilor din regiune, oferind solutii si servicii de procesare a datelor si a documentelor receptionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie. (R.G.)
