Companiile sunt obligate sa pastreze in arhive, conform legii, anumite documente. Insa „arhivarea fizica” se face cu costuri destul de mari, de bani si de spatiu. Firmele pot face economii utilizand arhivarea electronica, care ofera un grad sporit de securitate si confidentialitate.
Arhivarea electronica reduce costurile pentru firme prin eliminarea etapelor de manipulare si stocare a documentelor fizice prin metode actuale si eficiente de pastrare a autenticitatii documentelor arhivate.
Documentele cu regim special trebuie sa fie arhivate conform legii 135/2007 si stocate in centre de date acreditate ce corespund normelor de securitate si verificarilor periodice impuse de Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale (MCSI) conform deciziei 493/2009.
Astfel, pentru a putea realiza arhiva electronica conform legii trebuie indeplinite urmatoarele criterii:
- Detinerea unui centru de date acreditat MCSI
- Detinerea unei aplicatii de management al arhivei electroniceconform normelor MCSI
- Titlul de Administrator de arhiva electronica acreditat MCSI
Ce tipuri de documente necesita arhivare conform legii?
Arhivarea este necesara in departamente precum Contabilitate, Juridic, Resurse Umane, Achizitii, Marketing, Secretariat etc, pentru toate tipurile de documente cu regim special reglementate de lege.
Se poate arhiva electronic orice tip de document, obligativitatea insa se aplica doar celor specificate prin lege, care au un regim pentru o perioada fixa de timp, emise exclusiv in regim electronic.
Prin semnarea documentelor emise, exclusiv in format electronic, de catre titularul dreptului de dispozitie asupra documentului, insotite de fisa documentelor arhivate se garanteaza autenticitatea acestora. Procedura se aplica documentelor precum contracte, polite de asigurari, fluturasi de salariu, state de plata, declaratii ANAF.
Care este importanta arhivarii documentelor conform legii?
„Aceasta consta in asigurarea securitatii informatiei, garantarea integritatii documentelor pe o perioada lunga de timp, identificarea rapida a documentelor in cadrul arhivei electronice, folosind cuvinte-cheie, posibilitatea folosirii in instanta a documentelor ca mijloace probatorii, nemaifiind necesara consultarea arhive fizice. Toate aceste avantaje, plus reducerea costurilor privind tiparirea, manevrarea, transportul si depozitarea hartiei reusesc sa faca in asa fel incat arhivarea electronica conform legii sa fie solutia cea potrivita celor mai multor companii”, explica dl Antoin Voicu, Communication & Lead Performance Zipper Romania.
Parte dintr-un grup de firme cu prezenta in cinci tari din Sud-Estul Europei, cu doua centre de procesare in Romania si Moldova, Zipper acopera nevoile companiilor de a-si optimiza fluxurile interne. Solutiile si serviciile de prelucrare a datelor si a documentelor receptionate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigura un suport solid pentru reducerea costurilor si a timpului de prelucrare. (V.G.)
